Ben jij benieuwd wat debiteurenbeheer software kan betekenen in jouw organisatie? Dat komt goed uit, want dat is precies de reden waarom we dit artikel hebben geschreven. Debiteurenbeheer is een tijdrovende bezigheid in veel organisaties en als er geen helder beleid is over het omgaan met debiteuren dan kan het een grote chaos worden. Dat is meestal in het nadeel van de organisatie en in het voordeel van wanbetalers. Om dat te voorkomen is het automatiseren van de debiteurenadministratie aan te raden. Wat de voordelen daarvan zijn lees je hier.
Helder zicht met debiteurenbeheer software
Met debiteurenbeheer software hoef je je nooit meer achter je oren te krabben en je af te vragen hoe het staat met betalingen van debiteuren. Je kunt op elk moment een uitdraai maken van de openstaande posten en zien welke facturen over de vervaldatum zijn. Zo heb je altijd een overzicht van de status van de betalingen en inzicht in de klanten die een aansporing nodig hebben om facturen te betalen. Een helder overzicht helpt je om te voorkomen dat het aantal wanbetalers toeneemt en met de juiste actie zullen klanten sneller hun rekeningen betalen.
Automatische herinneringen en aanmaningen
In debiteurenbeheer software kun je regelen dat er automatisch herinneringen en aanmaningen gestuurd worden. Je kunt dat helemaal zelf instellen en aanpassen aan de wensen van je organisatie. Wil je een reminder sturen een paar dagen voor de vervaldatum? Dat heb je zo geregeld. Daarnaast kun je aangeven hoeveel herinneringen er gestuurd worden en wanneer je een seintje krijgt dat er actie nodig is. Het is allemaal op maat te maken en bespaart jou en je medewerkers daarmee een hoop werk.
Je personeel ontlast met debiteurenbeheer software
Je personeel zal je dankbaar zijn als je investeert in debiteurenbeheer software. Je neemt ze daarmee best wat werk uit handen en bespaart ze vervelende telefoontjes naar klanten die nog rekeningen hebben openstaan. Daarbij is het prettig om eerst een vaste procedure te hebben van het automatisch versturen van herinneringen voordat een klant gebeld wordt. Zo kan een klant ook nooit meer zeggen dat een factuur niet ontvangen is. Bij veel systemen krijgen klanten een eigen inlog op de portal waar ze precies kunnen zien wat er nog open staat aan facturen.
Sneller je betalingen binnen
Met goed ingeregelde debiteurenbeheer software heb je over het algemeen sneller je betalingen binnen. Dat kan een hoop schelen. Sommige bedrijven of klanten betalen standaard pas na een aanmaning. Maar als je de aanmaning niet verstuurt missen ze reminder om te betalen. Je helpt dan niet alleen jezelf, maar ook je klant als je je debiteurenbeheer goed op orde hebt. Niemand vindt het prettig om gedoe te hebben over een betaling. Een aantal herinneringen met een laatste aanmaning doet wonderen als je dat standaard naar klanten stuurt. Bij een laatste aanmaning weten debiteuren dat nog langer wachten extra kosten gaat opleveren en dan volgt meestal ook de betaling. Is dat niet zo, dan is de kans groot dat er iets anders aan de hand is. Met software hou je alleen de echte wanbetalers over en de rest van je geld komt gewoon binnen.