Als er iets is dat echt telt in je onderneming, dan is het wel voorraadbeheer. Het lijkt soms wat op de achtergrond van je business, maar het is wel vitaal als het om geld gaat. Zo kan een deel van je voorraad jaren liggen te verstoffen terwijl artikelen die je enorm goed verkoopt vaak niet in het magazijn meer aanwezig zijn. Op de lange termijn kost je dat dus dubbel geld! Dit soort problemen voorkom je eenvoudig met goed voorraadbeheer. Anders gezegd, door inzicht in je voorraden te blijven houden. Mocht een van je producten niet goed lopen maar had je er flink van ingekocht, dan rijzen de kosten alleen maar als opslagkosten. Andere artikelen die snel gaan, raken ook snel op in het magazijn. Moet je dan ‘nee’ verkopen aan een klant, dan doet dat de zaak ook geen goed. Het gaat om een balans, een voor jouw business evenwichtige voorraad. Concreet betekent dat dat je je voorraad zo gering mogelijk moet houden maar toch nooit nee hoeft te verkopen.
Controleren op twee benen
Voorraadbeheer bestond in vroeger tijden uit een controlerend heerschap die met pen en papier gewapend alle stellingen van de magazijnen naging. Dit nostalgische gebeuren is met de komst van computer en online technologie voorbij. Dat betekent niet dat je nu alles maar in een Excel-bestand zet maar dat je met software je magazijn beheert. Zulke software is vaak te integreren met je andere software.
Drie populaire methodes voor voorraadbeheer
Van de diverse voorraadbeheermethodes zijn er drie nogal gewild. Welke jouw handel goed aankan, hangt een beetje af van het type bedrijf dat je runt. Voor de methode ‘Just in Time’ is het essentieel dat je productie en je levering haarfijn op elkaar zijn afgestemd. Die methode is dus minder geschikt als leveringen vaak vertraagd worden. Een andere methode, ‘Last In, First Out’ (LIFO), is ideaal als je producten hebt zonder een echte houdbaarheidsdatum die ook nog eens een grote doorloopsnelheid hebben. En als derde methode is er ‘First In, First Out’ (FIFO), bekend bij de supermarkt. Deze methode doet het goed bij spullen met een beperkte houdbaarheidsdatum zoals melk. Met FIFO voorkom je dat je soms spullen moet weggooien omdat ze over de datum zijn en nog niet van de schappen zijn gehaald.
Met digitaal voorraadbeheer betere inschattingen kunnen maken
Online goederenbeheer betekent dat je magazijnwerk slimmer wordt. Met software rond voorraadbeheer heb je een real time overzicht in je voorraad en weet je meteen waar het aan artikelen schort of gaat schorten. Je hebt zo goed grip op je voorraad. Ook krijg je zo inzicht in de doorlooptijd van je producten. Zo leer je snel welk product je meer op de plank moet hebben en welk product best wel minder opslag nodig heeft, omdat het langzaam verkoopt. Zo optimaliseer je de inrichting van het magazijn.
Kosten besparen op manuren
Ook in het magazijn is nog mensenwerk. Medewerkers die zich een ongeluk zoeken naar dat ene artikel dat weinig besteld wordt maar nu ineens wel. Met online voorraadbeheer weet je, voor je het magazijn binnenstapt, al precies waar dat artikel ligt. En dat scheelt dure zoektijd. Nog een voordeel van digitaal beheer is dat je goed kunt inschatten op welk moment je meer voorraad moet aanmaken vanwege mogelijk verwachte hausses in de bestellingen.